Akten scannen für Digitalisierung im Büro

In jedem Unternehmen fallen Jahr für Jahr viele Arten von Akten an. Ob Personal- oder Projektakten sowie Akten aus der Produktion, es muss alles dokumentiert werden. Die Aufbewahrung benötigt entsprechend viel Platz. Teilweise sind ganze Räume mit Akten gefüllt. Ein gesamter Verwaltungsakt hängt zumeist aufwendig durch dieses Prozedere davon ab. Vorteilhaft und fortschrittlich sind hingegen die digitalen Akten. Mit der Digitalisierung der Papierakten wird Platz geschaffen. Das Akten scannen ist ein Arbeitsvorgang, welcher von kompetenten Dienstleistungsunternehmen übernommen wird. Die Unternehmen erstellen fachgerecht elektronische Akten. Der gesamte logistische Vorgang und Akten scannen werden vollständig übernommen.
Die digitale Archivierung ist an sich ein aufwendiger Prozess. Zum einen bedarf es der entsprechenden Logistik und zum anderen benötigt Akten scannen und das Indexieren sowie die Vernichtung der Akten einen enormen Zeitaufwand. Fachkundige Firmen übernehmen diesen Aufwand, welches ein Unternehmen selbst kaum im tagtäglichen Geschäft übernehmen kann. Zudem fehlt die entsprechende Erfahrung und die technischen Voraussetzungen. Entsprechend der Anforderung der Unternehmen werden die Akten sorgfältig digitalisiert bzw. gescannt. Jedes Dokument aus den vorgegebenen Akten wird einzeln gescannt und somit erfasst. Es ist möglich, dass auf Wunsch PDF-Bookmarks für die Registerblätter erstellt werden. Die entsprechenden Details werden mit der Auftragsvergabe entsprechend festgehalten und ausgearbeitet.
Die Vorteile der elektronischen Akten liegen auf der Hand. Es wird automatisch mehr Platz geschaffen. Archivräume können durch den Aktenscan aufgelöst bzw. minimiert werden. Die entstandenen elektronischen Akten lassen sich durch das Digitalisieren effizient in die Prozesse des Unternehmens integrieren. Der schnelle Zugriff ist gewährleistet und in wenigen Sekunden umgehend zur Hand. Dabei werden die Dokumente eines zusammenhängenden Vorgangs unmittelbar miteinander verknüpft. Der gesamte Vorgang baut sich logisch aufeinander auf. Lieferscheine mit den dazugehörigen Bestellungen sowie Rechnungen werden zusammenhängend digital dargestellt. Bei der Suche einer Rechnung werden digital automatisch Lieferscheine und weitere notwendige Dokumente klar dargestellt.
Durch das Scannen der Akten entsteht langfristige Sicherheit für das Unternehmen. Die moderne Welt kommt kaum noch an der Digitalisierung vorbei. Akten in der herkömmlichen Papierform sind stets dem Risiko ausgesetzt, dass sie verloren gehen oder gar zerstört werden. Dokumente, welche langfristig aufbewahrt werden müssen und von hoher rechtlicher Relevanz sind, sollten zur eigenen Sicherheit fortlaufend professionell eingescannt werden. Der potenzielle Schaden bei einer Zerstörung der Akten kann fatale Auswirkungen mit sich ziehen. Die Digitalisierung an sich lässt unterschiedliche Formen zu. Ein elektronisches Langzeitarchiv lässt sich als zertifiziertes Archiv darstellen. Die Möglichkeiten sind vielfältig.

Die Dokumente werden von den Dienstleisterunternehmen wie beispielsweise DOCUBYTE HM GmbH  zur Archivierung rechtskonform elektronisch sorgfältig und passgenau archiviert. Diese Weitergabe erfolgt über gesicherte Webschnittstellen. Die Durchführung erfolgt über ein umfassendes Beratungsgespräch bis zur kompletten Projektdurchführung der digitalen Archivierung.


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